Sortera / alfabetisera en rullgardinsmeny i Excel och Google Sheets
Denna handledning visar hur du alfabetiserar en rullgardinsmeny i Excel och Google Sheets.
När vi skriver in repetitiva data i Excel kan det ibland vara användbart att ha en rullgardinsmeny med alternativ att välja mellan. En kraftfull ny funktion i Excel 365 är möjligheten att sortera data och endast visa unika data i en lista på grund av en ny funktion som kallas Dynamiska matrisfunktioner.
För att få en rullgardinslista med unika värden sorterade i alfabetisk ordning måste vi använda två av dessa nya funktioner, nämligen de unika och sorteringsfunktionerna. Vi kan sedan använda datavalidering för att skapa vår rullgardinsmeny från data som returneras av dessa funktioner.
Observera att det också är möjligt att sortera alfabetiskt med VBA.
SORT -funktionen
Med SORT -funktionen kan vi sortera en lista med data i alfabetisk ordning.
I en tom cell till höger om våra data kan vi skriva följande formel:
| 1 | = SORT (B3: B13) |
När vi trycker på ENTER eller klickar på kryssrutan för att mata in formeln i Excel, visas en lista med sorterade värden från det valda intervallet under cellen som vi har angett vår formel i. Detta är känt som "spillintervallet".
Spillområdet matar automatiskt ut alla unika värden som finns i det valda intervallet. Lägg märke till att i formelfältet är formeln gråtonad i detta spillintervall på grund av att det är en dynamisk matrisformel. Om vi till exempel skulle ta bort formeln i cell G2, så skulle spillområdet rensas också. Spillområdet kan identifieras med den tunna blå linjen som visas runt den.
Den UNIKA funktionen
Den UNIKA funktionen är en annan dynamisk matrisfunktion som gör att vi kan extrahera unika värden från en lista.
I en tom cell till höger om våra data kan vi skriva följande formel:
| 1 | = UNIK (B3: B13) |
Som med SORT -funktionen, så snart vi trycker på ENTER -tangenten, kommer den UNIKA funktionen att spillas över till spillområdet och fylla i kolumnen under cellen där vi har angett formeln. Listan visar bara unika värden från vårt ursprungliga utvalda sortiment och eftersom det är en dynamisk matrisformel kan vi inte ändra eller ändra formeln i detta spillintervall.
Kombinera SORT och UNIKA funktioner
Genom att kombinera SORT och UNIKA funktioner tillsammans kan vi få en lista som bara visar unika värden och är sorterad i alfabetisk ordning.
| 1 | = SORT (UNIK ((B3: B13))) |
OBS: Det spelar ingen roll i vilken ordning vi häckar funktionerna; vi kan också använda formeln = UNIK (SORT (B3: B13)).
Skapa rullgardinsmenyn
Vi kan nu använda detta cellintervall för att skapa en rullgardinslista att välja mellan med hjälp av datavalidering.
1. Välj det cellintervall där vi vill att rullgardinsmenyn ska visas och sedan i Band, Välj Data> Datavalidering.
2. Välj nu Lista från Tillåta listan och skriv sedan in formeln för Källa i listan.
Det är nödvändigt att sätta hashtaggen (#) efter formeln för att låta Excel veta att vi kräver hela spillområdet och inte bara värdet i den enskilda cellen (t.ex. G2).
3. Klicka på OK för att skapa den sorterade listrutan i det valda intervallet.
Hur man alfabetiserar en rullgardinsmeny i Google Kalkylark
De SORTERA och UNIK Funktioner fungerar på samma sätt i Google Kalkylark som i Excel.
1. För att skapa rullgardinsmenyn, markera intervallet av celler som kommer att innehålla rullgardinsmenyn och sedan i Meny, Välj Datavalidering.
2. Även om cellintervallet som innehåller listrutorna automatiskt kommer att fyllas i från vårt val ovan, måste vi ange Kriterier. Lista från ett sortiment väljs automatiskt och sedan måste vi ange hela cellintervallet för kriterielistan (t.ex.G3: G7). Funktionen hashtag som Excel använder finns inte i Google Kalkylark.
3. Klicka på Spara för att infoga den sorterade listrutan i Googles kalkylblad.
