En pivottabell är i huvudsak ett sätt att extrahera data och presentera dem i en läsbar form. Pivottabeller är ett bra sätt att förhöra data och skapa tabeller med information som kan uppdateras när rådata ändras!
Arbetsexempel: du behöver en tabell som visar följande:
- Hur många positioner (faktisk FTE) du har totalt
- Fördelat efter positionstitel
- Fördelat efter sysselsättningsstatus (Perm/Temp/Casual)
När du har rådata skapar du pivottabellen för dina rådata:
- Välj i verktygsfältet Data> Pivottabell och pivottabellrapport …
- Klicka på Nästa
- Kontrollera att de data du vill inkludera i pivottabellen är markerade i Räckvidd
- Klicka på Nästa
- Om du vill att din pivottabell ska visas i ett nytt kalkylblad (flik) klickar du på Slutför. Annars, om du vill att den ska visas i samma kalkylblad (dvs. - under data) klickar du på Existerande kalkylblad och markerar den första cellen efter data och klickar sedan på Slutför
Pivottabellens skelett ska visas.
Om fältlistan för pivottabell (visas till höger ovan) inte visas måste du öppna den:
- Högerklicka på verktygsfältet (var som helst i rutan nedan):
- Välj Pivottabell.
- Klick Visa fältlista
- Fälten ska nu vara synliga och du kan dra rutan till höger för att låsa den på plats.
- Dra följande fält till områdena: DOLT FILTEROMRÅDE: Ingen
KOLONNASeparatorområde: Positionstyp
RADSeparatorområde: positionstitel
BASDATAOMRÅDE: Faktisk FTE
- För att ändra basfältet till en summa högerklickar du på fältet (inringat nedan):
Välj Fältinställningar …
Välj Belopp.
Klick Siffra…
Välj siffra och 2 decimaler klicka sedan på OK.
Uppgifterna borde ha ändrats till decimaler.
- För att ordna om kolumnerna för positionstyp: Högerklicka på Casual> Order> Move to End
Du har nu ditt färdiga bord med kolumnerna i permanent, tillfällig, tillfällig.
 |  |
Nästa steg är att dra fälten du behöver till tabellområdena för att skapa tabellen. Pivottabellstrukturen är följande:
Typisk användning av områdena:
DOLT FILTEROMRÅDE: Återfinansierade positioner filtrerar
KOLONNASeparatorområde: Positionstyp, anställningstyp, anställningsunderlag, klassificering
RADSeparatorområde: Organisationsenheter, platser, positionstitlar
BASDATAOMRÅDE: Antal anställda, heltidsekvivalenter
Pivottabellen ska se ut så här:
Lägg märke till att basdata som standard är "Count of Actual FTE". Detta innebär att varje position har räknats som 1 irrelevant för FTE -värdet. Om basfältet var Headcount skulle detta vara korrekt (eftersom alla värden skulle vara 1) men det är FTE -värden och de kräver en summa inte en räkning.
I dessa två självstudier (två delar) lär du dig några häftiga tips om pivottabeller:
1) För att fylla de tomma värdena med nollor:Högerklicka på basdatafältet (inringat nedan)
Välj Tabellalternativ … Skriv 0 i de tomma cellerna, visa (inringad nedan)
Klicka på OK.
Pivottabellen borde nu ha ersatt ämnena med nollor.
2) För att dölja Totals -kolumnen:
Högerklicka på basdatafältet (“Sum of Actual FTE” som visas ovan)
Välj Tabellalternativ … Avmarkera Totalsumma för rader (inringad nedan)
Totalkolumnen borde nu ha tagits bort.
3) Så här lägger du till ett dolt filter i pivottabellen:Dra fältet som innehåller filtret till det dolda datafilterområdet (dvs - organisationsenhetsnivå 04)
Klicka på nedåtpilen för att välja organisationsenhetsfiltret. Välj önskat filter (dvs. - sport och rekreation)
Pivottabellen visar nu endast de positionerna i Org -enhet nivå 04, Sport och rekreation.
4) För att endast visa utvalda positionstitlar:
Klicka på nedåtpilen för att välja positionstitel filtrera
För att göra urvalet enklare, dra listan utåt så att fler positioner syns
Om det finns många värden i listan och du bara vill ha några, börja med att avmarkera Visa allt (visas nedan) för att avmarkera alla värden
Välj de positioner du vill visa i tabellen. (dvs. - Idrottare och chefer)
Klicka på OK
Pivottabellen ska nu endast innehålla idrottare och chefer.
5) För att visa procentsatser av positionstyp för varje position:
Högerklicka på basdatafältet (i det här fallet "Summa av faktisk FTE")
Välj Fältinställningar …
Klick Alternativ>>
Välj % av raden för Visa data som
Klicka på OK.
Notera: I den här listan finns det också alternativ för % av kolumnen och % av totalt med det senare mycket användbart.
Pivottabellen visar nu procentsatser men det kan finnas felvärden för raderna som inte har några positioner (eftersom du inte kan dela med noll!).
6) Så här tar du bort fel från pivottabellen:Högerklicka på basdatafältet (i det här fallet "Summa av faktisk FTE")
Välj Tabellalternativ …
Stiga på 0 i För felvärden, visa låda
Klicka på OK.
Alla fel bör nu ersättas med nollor.
