✅ Expandera / komprimera rader eller kolumner i Excel och Google Kalkylark

Innehållsförteckning

Gruppera och dela upp rader manuellt
Gruppera och dela upp rader med hjälp av automatisk kontur
Expandera och komprimera hela konturen
Gruppera och gruppera kolumner manuellt
Gruppera och gruppera rader i Google Kalkylark
Gruppera och gruppera kolumner i Google Kalkylark

Expandera / komprimera rader eller kolumner i Excel och Google Kalkylark

I den här artikeln lär du dig hur du expanderar och komprimerar rader eller kolumner genom att gruppera dem i Excel och Google Sheets.

Excel tillåter oss att gruppera och avgruppera data, vilket gör att vi kan expandera eller komprimera rader och kolumner för att bättre organisera våra kalkylblad. Detta är möjligt genom gruppera data manuellt eller använda Auto kontur alternativ.

Gruppera och dela upp rader manuellt

Om vi vill grupprader i Excel måste vi ha data organiserade på ett sätt som är kompatibelt med Excel: s gruppfunktion. Det betyder att vi behöver flera informationsnivåer sorterade korrekt och delsummor för varje nivå information som vi vill gruppera. Dessutom får data inte ha några tomma rader eller mellanslag.

I följande exempel har vi en total försäljning per månad per produkt. Därför sorteras data efter månad och produkt och vi har delsummor för varje månad, som vi vill gruppdata per månad.

Att gruppera data för 21 jan och 21 februari:

1. (1) Välj data i kolumnen som vi vill gruppera. I vårt fall är det 21 jan, så vi väljer C2: C8. Sedan, i Band, (2) gå till Data fliken och i Översikt avsnitt, (3) klicka på Grupp ikon. (Observera att du också kan använda en kortkommando istället: ALT + SKIFT + högerpil).

3. I det nya fönstret, lämna rader markerade eftersom vi vill gruppera rader och klicka OK.

Som ett resultat får vi konturfältet på vänster sida med 21 jan grupperade.

4. Om vi vill kollapsa denna grupp av data behöver vi bara klicka på minustecknet i konturfältet.

Som visas på bilden nedan, alla rader med 21 jan i kolumn C har kollapsats nu och endast delsumman för denna period förblir synlig.

5. Som i steg 4 kan vi utöka gruppen (visar rader) igen, av klicka på plustecknet. Efter exakt samma steg kan vi också gruppera data för 21 februari.

Gruppera och avgruppera flera datanivåer

Säg att vi vill lägga till en annan nivå av datagruppering: Produkt. Lägg först till en delsumma för alla produkter.

För närvarande har vi två grupper för Månad nivå och delsummor för månader och produkter. Nu vill vi lägga till grupper för produkter. Vi kan göra detta på exakt samma sätt som vi gjorde i månader. I det här fallet kommer vi att lägga till sex grupper av data och välja - separat - Tangentbord (D2: D4), Mus (D6: D7), etc. Som ett resultat av detta ser våra data och konturer ut som bilden nedan.

Vi har nu två konturstänger och den andra representerar grupper av produkter. Därför kan vi komprimera alla produktgrupper och ha data organiserade på ett sätt som endast visar delsummor per månad per produkt.

Gruppera och dela upp rader med hjälp av automatisk kontur

Istället för att skapa grupper manuellt kan vi också låta Excel automatisk kontur våra uppgifter. Det betyder att om vi har välstrukturerade data kommer Excel att känna igen grupper och gruppdata automatiskt.

För att låta Excel beskriva data automatiskt, (1) klicka var som helst i data, sedan i Band, (2) gå till Data fliken, klicka på pilen under gruppikonenoch (3) välj Auto kontur.

Vi får nästan samma konturer som i det manuella exemplet eftersom Excel kan känna igen datagrupper. Den enda skillnaden är att Auto Outline -alternativet skapar en grupp till för Grand Total, vilket kan komprimera all data utom Total.

Till ta bort konturer skapad av Auto Outline, (1) klicka var som helst i data sedan i Band, (2) gå till Data fliken, klicka på pilen under ikonen Grupperaoch välj (3) Rensa kontur.

Detta kommer att ta bort alla konturfält och avgruppera all data.

Expandera och komprimera hela konturen

Säg att vi vill kollapsa hela konturen (till exempel, Månad). I konturfältet, högst upp, klicka på konturfältets nummer vi vill kollapsa (i vårt fall, skissnivå 2).

Som ett resultat, alla rader med 21 jan och 21 februari är kollapsade och endast summan visas.

Om vi vill expandera hela konturen igen, (1) klicka på Grand Total, sedan i Band, (2) gå till Data fliken och i Översikt avsnitt, (3) klicka på Visa detaljer.

Nu är all data synlig igen, och Månad kontur utökas.

Gruppera och gruppera kolumner manuellt

På samma sätt kan vi också gruppkolumner i Excel. Säg att vi bara vill visa SKU och motsvarande Total rea.

1. Markera alla kolumnrubriker som vi vill gruppera (i vårt fall C1: F1).

2. I Band, gå till Data fliken och i Översikt avsnitt, välj Grupp (eller använd kortkommandot ALT + SKIFT + högerpil).

2. På popup-skärmen, (1) välj kolumner och (2) klicka på OK.

Som ett resultat kommer vi att få en ny konturfält, men den här gången för kolumnerna.

3. För att komprimera gruppen av kolumner, klicka på minustecknet i slutet av konturfältet.

Som ett resultat är kolumnerna C: F kollapsade.

Gruppera och gruppera rader i Google Kalkylark

I Google Kalkylark kan vi bara gruppera rader manuellt, så låt oss använda samma exempel och se hur vi grupperar data i samma kategorier. För att gruppera efter månad:

1. (1) Svälj alla rader med 21 jan, sedan i menyn, (2) gå till Dataoch klicka på (3) Grupp.

2. Klicka på i det nya fönstret bredvid markeringen Gruppera raderna 2 - 11.

21 jan (Rad 2-11) är nu grupperade och vi kan se konturfältet till vänster. Skillnaden jämfört med Excel är att minus/plustecknet för att kollapsa/expandera är toppen av varje grupp.

3. Att kollapsa 21 jan, klicka på minustecknet överst i konturfältet i månader.

Nu har data för månaden kollapsats, och vi kan bara se 21 jan Totalt rad.

4. Vi får nu plustecknet, så att vi kan utöka gruppen igen.

5. Genom att följa dessa steg kan vi också gruppera 21 februari och skapa en ny kontur för Produkt datanivå. När vi är klara ska data- och konturfältet se ut så här: