Tänk dig att vi har några försäljningssiffror för ett företag:
Och att vi vill hitta totalsiffrorna för hittills. Vi kan lägga till en rullgardinsmeny så här:
Så att vi kan ange den aktuella månaden. Därför vill vi nu räkna ut året hittills för mars. Det enklaste formatet skulle vara att ha en formel som sträckte sig över intervallet:
Och då skulle vi bara ändra formlerna varje månad.
Men Excel tillåter en annan metod. Vi kan skapa ett dynamiskt intervall vars storlek varierade beroende på den månad vi är i. När vi ändrar månaden i rullgardinsmenyn ändras storleken på intervallet.
Så för mars månad är intervallet 3 kolumner långt, och för juni månad skulle det vara 6 månader.
Storleken på intervallet styrs av månaden. Ett sätt att formulera detta är att använda månadsfunktionen:
= Månad (c8)
Där c8 är celladressen för vår rullgardinsmeny. Den metod som föredras är dock att använda MATCH -funktionen för att bestämma positionen för de aktuella månaderna under alla månaderna i vår rapport:
MATCH (c8, $ c $ 3: $ j $ 3,0)
Var:
• c8 är den aktuella månadens celladress
• C3: J3 är adressen till alla våra månader
• 0 är för att säkerställa en exakt matchning
Nu kan vi ange storleken på vårt dynamiska område med OFFSET -funktionen som har 5 argument:
= OFFSET (referens, rader, cols, höjd, bredd)
Var:
• Referens är det övre vänstra hörnet av vårt dynamiska område - cell C5 - den första cellen som vi vill summera
• Rader - antalet rader ner från vår bascell - detta är 0
• Cols - antalet cols från vårt basanrop - detta är 0
• Bredden på vårt dynamiska område - vilket är 3 i det här fallet. Men eftersom vi önskar att intervallet varierar från månad till månad kommer vi att lägga våra MATCH -formler här
• Detta är höjden på vårt dynamiska område som är 1
Så våra OFFSET -formler är:
= OFFSET (c5,0,0, MATCH (c8, $ c $ 3: $ j $ 3,0), 1)
Slutligen måste vi berätta för Excel att SUMMA detta för att ge de fullständiga formlerna som:
= SUMMA (OFFSET (c5,0,0, MATCH (c8, $ c $ 3: $ j $ 3,0), 1))
Vi har:
Om vi nu ändrar månaden i rullgardinsmenyn flyter den korrekta siffran från år till datum:
Eftersom detta är en automatisk uppdatering har detta tillvägagångssätt följande fördelar:
• Det finns ingen anledning att ändra formlerna varje månad
• Eftersom det är mindre formeländringar, mindre utrymme för fel
• Kalkylarket kan användas av någon som har begränsad Excel -kunskap - de kan bara ändra rullgardinsmenyn och inte störs av formler
